WORK-SHOP DE RECEPÇÃO E INTRODUÇÃO DE VISITANTES

WORK-SHOP DE RECEPÇÃO E INTRODUÇÃO DE VISITANTES

ORGANIZAÇÃO DO MINISTÉRIO DE RECEPÇÃO E INTRODUÇÃO

1.O MINISTÉRIO INSERIDO NO CONTEXTO DA IGREJA LOCAL

A VISÃO DO MINISTÉRIO – Deve ser um ministério reconhecidamente habilitado a dar suporte à realização das diversas programações da igreja, organizando a recepção das pessoas de forma que sintam bem acolhidas, promovendo sua melhor acomodação, bem como prestando informações e serviços de apoio a outros ministérios envolvidos nos eventos e ao público, contribuindo para a criação de um ambiente propício ao desenvolvimento e à ação do Senhor nas vidas dos presentes.

A MISSÃO DO MINISTÉRIO – Contribuir para um ambiente adequado à realização das programações da igreja, através da organização dos serviços de recepção.

2.PERFIL DO RECEPCIONISTA

ÿ            Ser membro da igreja local ou estar em processo de membresia

ÿ            Ser pontual

ÿ            Ser assíduo no cumprimento da escala e reuniões do ministério

ÿ    Ter dons como: serviço, hospitalidade, misericórdia, auxílio/socorro ou ter paixão por recepcionar e/ou ajudar pessoas.

3.POSTURA DE UM RECEPCIONISTA

Sempre primar por um atendimento de qualidade e, para isso, utilizando quatro princípios básicos deste atendimento que são os de receber:

1.1.        Com rapidez – Devemos conhecer bem e com antecedência toda a programação, bem como os preletores dos eventos para poder prestar informações corretas, precisas e rápidas, saber quem são as pessoas que exercem os cargos na igreja.

2.2.        Com cortesia

ÿ       Usar as palavras mágicas de cortesia:

ü  Obrigada!

ü  Por favor!

ü  Às ordens!

ü  Perdão!

ÿ       Receber e contagiar cada pessoa com uma saudação, um olhar e um sorriso;

ÿ       Exercer autoridade com mansidão e amor, com crianças e pessoas que porventura estejam atrapalhando o bom andamento da programação;

ÿ       Evite tocar nas pessoas, se for o caso, não mande sentar, apenas mostre a cadeira.

3.3.        Com interesse:

ÿ     Evitar conversas paralelas durante o momento em que estiver recepcionando;

ÿ     Usar de empatia, que é a capacidade de colocar-se no lugar da outra pessoa;

ÿ     Tratar a todos os recepcionados de maneira igual, sem acepção;

ÿ     Investir tempo, procurando sempre solucionar os problemas do recepcionado;

ÿ     Sempre que possível chamar o recepcionado pelo nome;

ÿ     Ouvir com atenção o que o recepcionado tem a dizer;

ÿ     Jamais permitir ser interrompido durante um contato com um recepcionado, pois este é sempre o assunto mais importante;

ÿ     Não julgar as pessoas por aparência, nunca faça acepção, receba sempre a pessoa como ela estiver, ao chagar a igreja (mesmo bêbado, suja ou mal vestida). Agindo assim já tivemos oportunidades maravilhosas de ver o Senhor agir em vidas de alcoólatras, drogados e outros.

ÿ     Ao atender uma pessoa, fale naturalmente, claramente, com entonação de voz adequada e compassadamente, evitando-se assim, expressões confusas e má interpretação.

4.4.        Com zelo na apresentação pessoal

As mulheres devem evitar maquiagem e perfumes fortes, jóias barulhentas, roupas curtas, decotadas, transparentes ou coladas ao corpo, evitando tanto causar escândalo aos visitantes quanto aos próprios irmãos em Cristo.

Os homens devem estar sempre com barba feita e cabelos penteados.

4.MATERIAIS NECESSÁRIOS

Uniformes, a fim de que os voluntários do ministério sejam facilmente identificados.

5.COMO ESTRUTURAR?

Pense no ministério, coloque no papel a missão, visão e rotinas de acordo com sua realidade (ambiente, número de pessoas que freqüentam a igreja – entre membros, congregados e visitantes e o número suficiente de voluntários);

Identifique na igreja as pessoas para servirem no ministério, através de seus dons, talentos, paixão e estilo pessoal;

Convide-as a conhecer o ministério (missão, visão e rotinas);

Apresente o ministério, de maneira objetiva (se possível use dinâmicas, quebra-gelo e ainda exemplos da realidade, que denunciam a necessidade de se ter um ministério de recepção e introdução de visitantes);

Depois da apresentação, para aquelas que se identificarem com o ministério, faça um treinamento, colocando-as a par das rotinas e posturas, bem como da visão e da missão;

Identifique entre os voluntários, aqueles que podem formar a liderança do Ministério, que é aquela pessoa ou grupo que vai dirigir o material de trabalho como: as escalas (vide anexo), convites de reuniões, avisos nos boletins da igreja, organizar os serviços de correio, etc.

Tenha reuniões mensais para avaliação do serviço, encorajamento dos voluntários ou simplesmente para orar pelo ministério;

Divida os voluntários em equipes, com um coordenador em cada uma, este deve conhecer bem toda a rotina do ministério e a logística do local e do evento e, ter autonomia suficiente  para tomar decisões;

Ter um suporte de oração, feito por pessoas do ministério ou não.

O MINISTÉRIO COMO ESTRATÉGIA DE EVANGELIZAÇÃO

A introdução e recepção de visitantes podem abranger diversas atividades. Muitas pessoas precisam envolver-se no ministério. Haverá necessidade de bastante coordenação. Por isso, será necessário ter alguém bem organizado para servir como o líder geral do Ministério de Recepção e Introdução.

O ministério terá algumas equipes que num todo será o ministério em ação na igreja:

2.1. Equipe de introdução:

Inclui introdutores e pessoas que trabalham na mesa de recepção aos visitantes.

A recepção dos visitantes – a primeira visita de todos os visitantes num culto, reunião ou programação precisa ser anotada. Também deve torna-la uma experiência agradável para o visitante. Como se pode fazer isso?

1.Introdutores na porta receberão o visitante com carinho e interesse, e criarão um ambiente de aceitação;

2.Convidar o visitante que vem pela primeira vez a chegar à mesa de recepção, para receber informações impressas sobre a igreja, que podem ser simples: Um boletim dominical, um folheto criará uma situação favorável pra preencher uma ficha a registrar sua visita. Uma ficha de três vias, uma vai para o Pastor, a segunda para o ministério de Evangelização (liderança) e a última para a equipe de arquivos e cartas.

3.Se o visitante chegar à igreja sozinho, o introdutor deve perguntar se ele conhece alguém da igreja que deseja encontrar. Se esse for o caso, pode apresenta-lo ao membro pelo qual o visitante está esperando. No caso de um visitante que não marcou encontro, o introdutor apresentará a alguém que está no santuário. A pessoa escolhida será um crente que se identifique com o visitante, tanto possível; é melhor que o visitante se sinta à vontade. Pode-se procurar especialmente para isso os membros da Equipe de expansão.

O introdutor normalmente  lembrará ao crente que deve ajudar o visitante quando apresenta-lo : “Quero apresenta-lo ao Irmão Celso Pestana. Ele pode ajuda-lo(a) durante o culto com as leituras  e qualquer necessidade do(a)  senhor(a).”

Com visitantes que retornaram, os introdutores devem continuar facilitando o contato entre eles e os membros com os quais podem identificar-se e fazer amizades. Especialmente procurando os membros da Equipe de visitação para ajudar os visitantes durante o culto.

Os introdutores – A responsabilidade do introdutor é muito mais que apenas cumprimentar as pessoas que entram para assistir ao culto. Por isso, a importância de se usar técnicas corretas para uma boa recepção.

O número da equipe tem que ser suficiente grande, para que nunca haja necessidade de se usar pessoas não treinadas para substituí-los. Os introdutores têm uma posição chave no processo de evangelização, pois são eles que causarão a primeira impressão do visitante a respeito da igreja.

O introdutor deve ter uma personalidade alegre (receber o visitante sempre sorridente) e agradável. É importante conhecer os membros e visitantes regulares, a ponto de se ter condições de identifica-los. Na conversa com um deles, o introdutor pode perguntar-lhe se é a primeira vez  que visita a igreja, e se preencheu uma ficha de visitantes em outra ocasião. Se não é a primeira visita, e o visitante não preencheu nenhuma ficha de visitante ainda, deve conduzi-lo à mesa de recepção e prosseguir como se faz com todos os que visitam a igreja pela primeira vez.

Observação: Não é difícil o Pastor apresentar, pelo nome, todos que vêm à igreja pela primeira vez. A ficha preenchida pela equipe de introdução deve ser usada. Quase todas as pessoas gostam de ser honradas.

O pastor, ao pronunciar os nomes dos visitantes que vêm à igreja pela primeira vez, valoriza a sua presença. De modo igual, leva os membros a saberem quem são os visitantes.

A equipe deve manter um arquivo geral das fichas de visitantes, todo o material poderá posteriormente ser reutilizado para fins evangelísticos e estatísticos.

3.1. Reuniões Regulares

Os líderes do Ministério de Recepção e Introdução devem fazer reuniões mensais para avaliar o trabalho observando as falhas e procurando formas junto com seus liderados de como revertê-las . o líder da equipe de cartas deve dar um relatório do número de cartas enviadas. Essa é a ora de apresentar qualquer problema de recebimento de fichas da equipe de introdução e recepcionistas, é preciso chamar atenção: falta de informação, falta de clareza de informação, letra ilegível, etc. se houver necessidade de mais obreiros, deve-se apresentar esse pedido.

Os líderes de cada equipe farão reuniões semanais para consagração de vidas, avaliar o trabalho e definir funções e tarefas para a próxima semana (estabelecer escala de introdutores, mesários, visitadores e outras necessidades que poderão surgir).

Outras questões poderão surgir e todas deverão ser esclarecidas e discutidas em ambas as reuniões.

4.            CONCLUSÃO

O objetivo principal deste ministério é apresentar a liderança, um trabalho que poderá ajudar no crescimento da igreja. É bem certo que a necessidade se mostra bem estampada a cada domingo quando pessoas nos visitam e por algum motivo não tomam sua decisão ao Aldo de Cristo. Perdemos em seguida o contato sem sabermos se pelo menos elas foram bem recebidas e se um dia voltarão a nos visitar. Sim, são vidas que ouviram do evangelho, mas que poderão ser alcançadas se esbanjarmos segurança, confiança e sobretudo amor para com elas. Com uma estratégia nova e atraente como esta, podemos alcançar muitas almas para Jesus ou levando-las a serem simpáticas com Cristo e pela sua igreja.

COMO EXPANDIR O MINISTÉRIO

1.            CHAMAR

Cada ministério precisa de um plano para trazer pessoas para o ministério. Um processo efetivo para chamar pessoas para o ministério envolve: LANÇAR a visão, IDENTIFICAR os voluntários potenciais e, CONVIDA-LOS a se integrar ao ministério.

PROBLEMA

As maiorias das pessoas que estão servindo não foram atraídas por uma visão, identificadas por um líder e, então, convidadas para servirem num determinado ministério. Geralmente, são integrados por uma seleção aleatória, em vez de serem um resultado de um processo eficazmente definido.

LANÇAR A VISÃO – Todo ministério dever ter estratégia para lançar a visão ou aquela imagem de um futuro preferível eu determinado ministério almeja. Isto fará com que aqueles que tem a mesma visão sejam atraídos a servir neste ministério.

IDENTIFICAR OS POTENCIAIS – Uma vez lançada à visão, todo ministério deve ter estratégias para identificar cujo perfil de servo seja adequado àquele ministério.

CONVIDAR – Identificado os voluntários, a liderança deve convida-los a um relacionamento comprometido com o ministério, que envolve dedicação de seu tempo e dons para atingir os alvos daquele ministério.

2.         ASSIMILAR

Todo ministério precisa de um plano de assimilação (integração) efetiva de cada voluntário convidado. Uma estratégia que ORIENTE, AGRUPE e TREINE todos os voluntários.

PROBLEMA

Geralmente, os relacionamentos e tarefas daqueles que começam a servir num ministério não proporcionam um ambiente em que possam servir com confiança, competência e apoio.

ORIENTAR – O ministério precisa  assegurar que aquele voluntário entenda corretamente como sua pessoa, sua posição e como o ministério, de forma geral, contribuem no cumprimento da missão global da igreja.

AGRUPAR – Cada novo voluntário precisa sentir que ele é parte de uma nova família agora. A recepção calorosa e a garantia de que ele terá cuidados, nutrição e apoio para desenvolver seu ministério precisam ser feita.

TREINAR – Treinar novo voluntário é preciso, para desenvolver aquelas habilidades necessárias e desempenhar seu ministério com excelência. O ministério precisa garantir o treinamento básico de cada voluntário para que eles sejam frutíferos e realizados.

3.         MANTER

Todo ministério precisa de um plano para manter as pessoas. Manter os servos em um determinado ministério à valorização através de um compromisso de reconhecimento, desenvolvimento e avaliação.

PROBLEMA

Aquela posição no ministério está preenchida. Aquela necessidade já está suprida. Logo, não há mais necessidade de se preocupar com aquele servo. Entretanto, pesquisas apontam para o fato de que aos voluntários só servem por um ano se eles não forem, sistematicamente, APRECIADAS, DESENVOLVIDAS e AVALIADAS.

APRECIAR – Cada líder precisa desenvolver formas de estimular e encorajar os voluntários do ministério.

DESENVOLVER – Cada líder deve oferecer uma variedade de oportunidades de desenvolvimento pessoal, espiritual, relacional e vocacional.

AVALIAR – Cada líder deve oferecer, continuamente, um feedback honesto sobre atitudes e performance de crescimento pessoal e desenvolvimento ministerial de cada voluntário.

5.        SAIR

Cada ministério precisa de um plano para orientar aqueles que vieram a sair do ministério. Devemos PERGUNTAR, CONSIDERAR e AUXILIAR nesta transição.

PROBLEMA

Geralmente as pessoas deixam o ministério com questões relacionais, pessoais ou ministeriais não-resolvidas e também não se engajam rapidamente noutro ministério. O voluntário não desenvolve, a igreja deixa de ser edificada e o ministério fracassa no processo de melhoria contínua.

PERGUNTAR – O líder deve fazer perguntas sinceras e específicas sobre o processo que levou determinado voluntário a deixar o ministério.

CONSIDERAR – O líder deve fazer recomendações pessoais e ministeriais para auxiliar o voluntário. O pastor pode ser um grande auxílio tanto para o líder como para o voluntário neste processo.

AUXILIAR – O líder deve guiar e apoiar os voluntários que deixaram o ministério par que sejam frutíferos e realizados noutro lugar de serviço significativo.